שיפור וייעול תהליכי עבודה – המדריך המלא 

בעולם העסקי של ימינו התחרות גבוהה ואינטנסיבית במיוחד, לא מספיק לתת שירות טוב ללקוחות שלכם, צריך לתת להם שירות מצוין. על מנת לעשות את זה יש צורך בתהליכי עבודה יעילים, שפועלים ללא תקלות ועם כמה שפחות בזבוז של משאבים. שיפור וייעול תהליכי עבודה הוא מרכיב חשוב בהצלחתו של כל עסק – קטן או גדול. במאמר הבא נביא לכם את המדריך המלא שיסייע לכם לעשות ייעול תהליכים אפקטיבי גם אצלכם.

הגדרת תהליכי עבודה

ראשית, לפני שנצלול עמוק לתוך העולם של האופטימיזציה ושל שיפור העבודה, בואו נבין תחילה מהם תהליכי העבודה ומה משמעותם בארגונים. תהליכי העבודה הם סדרה של פעולות המבוצעות באופן סדרתי ועקבי, וזאת על מנת להשיג מטרה מסוימת המשרתת את העסק או הארגון. דוגמאות לתהליך עבודה הן:

• קבלת הזמנה – שלבים של קליטת ההזמנה מהלקוח, בדיקת המלאי והכנת ההזמנה, שילוח וחיוב כרטיס האשראי.
• טיפול בתלונה – קבלת התלונה מהלקוח, העברתה לנציג שירות רלוונטי, הזרחת המוצר, זיכוי או מתן מוצר חלופי.
• שכירת עובד חדש – ראיונות עבודה, בחירת העובד המתאים ביותר, קליטה במערכת העובדים, הכשרה וכניסה לצוות.

ככל שתהליכי העבודה מוגדרים ומבוצעים בצורה טובה יותר, כך גם יעילות הארגון תהיה גדולה יותר ופחות משאבים יבוזבזו.

המטרות של שיפור וייעול תהליכים

ביצוע ייעול תהליכי עבודה יכול להשפיע בצורה משמעותית על הצלחת הארגון, לתהליך שכזה ישנן מספר מטרות:

• הגברת היעילות והפרודוקטיביות – ייעול תהליכי העבודה משפר את היעילות הכללית, על ידי ביטול שלבים מיותרים, הפחתת עיכובים, פתיחת "צווארי בקבוק" וכולי. הדבר מפנה זמן לעובדים ומאפשר להם להתעסק בפעולות מועילות אחרות, ולמעשה להשיג יותר בפחות זמן.
• הפחתת עלויות ומניעת בזבוז – באמצעות אופטימיזציה של תהליכים, ארגונים יכולים לזהות חוסר יעילות שמוביל לבזבוז משאבים. על ידי ביטול פעילויות מיותרות ואופטימיזציה של הקצאת משאבים, ארגונים יכולים להשיג חיסכון משמעותי בעלויות. האופטימיזציה מסייעת לנו להבטיח כי המשאבים מוקצים בצורה אופטימאלית ולמשימות הנכונות ביותר.
• שיפור באיכות השירות ובשביעות רצון הלקוח – ייעול תהליכי העבודה לא רק משפר את התפעול הפנימי אלא גם משפיע ישירות על איכות המוצרים או השירותים המסופקים ללקוחות. על ידי הפחתת שגיאות, שיפור התקשורת ויישום אמצעי בקרת איכות, ארגונים יכולים לספק שירותים באיכות גבוהה ובאופן עקבי.

חשוב להבין כי אלו הן מטרות העל של שיפור תהליכי העבודה, וניתן להשיג אותן בעזרת הגדרת מטרות ביניים המתאימות באופן ספציפי לדרישות ולצרכים שלכם.

שלבים מרכזיים באופטימיזציה של תהליכי עבודה

לאחר שבנו מהם המטרות של שיפור תהליכי העבודה וכיצד זה עוזר לנו, הגיע הזמן שנצלול לסדר השלבים המרכזיים הכרוכים בהשגת האופטימיזציה:

• בוקרת תהליכים ואיסוף מידע – השלב הראשוני הוא למעשה ביצוע של ביקורת יסודית על תהליכי העבודה, איסוף נתונים, וקביעת מדדי ביצוע הרלוונטיים להבנת המצב ושיסייעו לנו בהמשך להבין האם אכן שופר התהליך.
• מיפוי תהליכי העבודה – השלב הבא הוא לבצע ניתוח של המידע שנאסף ומיפוי של תהליכי העבודה הקיימים, איתור בעיות, צווארי בקבור, בעיות מובנות ופערים ביןהרצוי והמצוי. את שלב המיפוי ניתן ואף רצוי לבצע בעזרת שימוש באמצעים חזותיים כמו תרשימי זרימה ודיאגרמות. אלו יסייעו לנו לקבל את  תמונת המצב בצורה בהירה וברורה.
• תכנון הייעול ופישוט התהליכים – לאחר סיום שלב המיפוי, ניתן לגשת לשלב התכנון. בשלב זה יש להבין אילו שלבי עבודה אפשר לבטל, איזה נהלים ניתן לפשט וגם אילו אמצעים טכנולוגיים ופתרונות יוכלו לסייע לנו בייעול העבודה.
• הטמעת הפתרונות והתהליכים החדשים – השלב הוא יישום השינויים התהליכיים והטמעה של הפתרונות החדשים אותם בחרתם.
• מעקב – לאחר הטמעת התהליכים והפתרונות יש לבצע מעקב אחר התוצאות ולבחון האם אכן הצלחתם להביא לשיפור תהליכי העבודה. במידה וישנו צורך יש להפיק לקחים ולבצע שינויים במידת הצורך.

טיפים ושיטות עבודה מומלצות לאופטימיזציה של תהליכי עבודה

תהליך האופטימיזציה הוא מורכב וארוך, כך תוכלו לבצע אותו בצורה טובה יותר:

• קביעת יעדים ומטרות ברורות – לפני תחילת התהליך כדאי לקבוע ולהגדיר יעדים ומטרות ברורות. . הגדר מה אתה רוצה להשיג באמצעות אופטימיזציה של תהליכים והבטח התאמה לאסטרטגיה הכוללת של הארגון שלך. יעדים אלו ינחו אותכם בזמן התהליך והמטרות תאפשרנה לכם למדוד את הצלחתו.
• שיתוף העובדים בתהליך – שיתוף העובדים בתהליך השיפור הוא חלק חיוני במיוחד בהצלחתו. העובדים הם אלו המכירים בצורה הטובה ביותר את תהליכי העבודה עליהם הם אמונים ותקשורת טובה איתם ושיתוף מלא שלהם בתהליך מסייע לאסוף נתונים ולקבל הצעות ורעיונות לייעול.
• הכשרה נדרשת – בעת יישום שינויים בתהליכי העבודה, ישנה חשיבות מכרעת לספק הכשרה ותמיכה נאותה לעובדים. ודא שהעובדים מבינים את התהליכים החדשים, וכי הם בעלי הכישורים הנדרשים על מנת לבצע אותם בצורה מיטבית. חשוב ללוות אותם בזמן השינויים ולספק תמיכה חזקה במידת הצורך.
• ניטור מידע ושיפור מתמיד – יש לבצע הערכה מתמדת וקבועה של תהליכי העבודה, לאסוף נתונים מהעובדים ומהלקוחות ולהמשיך לזהות מקומות בהם ניתן לבצע שינויים ושיפורים נוספים ושיסייעו לנו להשיג תוצאות טובות אף יותר.

פתרונות האופטימיזציה של CloudCom

CloudCom היא ספקית של שירותי ופתרונות ענן במגוון תחומים. החברה שלנו היא הנציגה הרשמית של מספר חברות בינלאומיות מובילות בתחום, מה שמאפשר לנו לספק לכם מענה מקיף ולכל צורך עסקי, בין היתר:

• שיתוף תוכן מאובטח
• שירות
• תמיכה
• פתרונות SSO
• ניהול טפסים
•  פתרונות תמיכה
• LMS
• גיבויים
• שליטה מרחוק
• CRM
• ועוד

במשך השנים עבדנו אל מול לקוחות רבים, עסקים קטנים, ארגונים וגופים גדולים, הצוותים שלנו מנוסים ויודעים כיצד להתאים את השירות ואת הפתרונות, בדיוק לצרכים ולדרישות שלכם. אנו גאים על הזכות לשרת את הציבור הישראלי היקר ונשמח לעמוד גם לרשותכם ולצרף אתכם למשפחת הלקוחות המרוצה שלנו.

ליצירת קשר תוכלו להשאיר פרטים באתר ונציג שלנו יחזור אליכם בהקדם, או שתוכלו לחייג למספר – 054-463-7000, ולקבל פרטים נוספים ומענה לכל שאלה שעשויה לצוץ.