Managing content in the cloud
ניהול ארכיון דיגיטלי חכם ללא הגבלה של שטח אחסון מסמכים בענן
ניהול ארכיון דיגיטלי הוא חלופה לארכיון הנייר המסורתי ומשמש לשמירה וניהול דיגיטלי של מסמכים על גבי מדיה דיגיטלית כגון מחשב, שרת זיכרון נייד או בענן ומאפשר גישה למסמכים מכל מקום.
ארכיון דיגיטלי המורכב ממידע שנוצר באופן דיגיטלי למשל מסמכים שנוצרו במעבד תמלילים Word PDF וכד, וממידע שעבר תהליכי דיגיטציה: לדוגמה, המרה של מסמכי נייר גזרי נייר תמונות מסמכים ספרים ופנקסים וכד', למסמכים דיגיטליים באמצעות סורק .
נהוג לקשר את המושג ניהול ארכיון דיגיטלי למצבים שבהם כמות המסמכים והמשתמשים בהם רבה ,תופעה שאופיינית בעיקר לארגונים עסקיים ספריות מוזאונים מוסדות ממשלתיים ואפילו עסקים קטנים כגון משרדי עורכי דין ורואי חשבון המאולצים לאחסן את היסטוריית מסמכי לקוחותיהם
לשבע שנים וכו' ואז עולה הצורך בניהול חכם שלהם באמצעות אחסון מסמכים בענן על ידי מערכת ארכיון דיגיטלי.
וכאן בדיוק נכנסת Box לתמונה עם אחסון מסמכים בענן ומערכת ניהול תוכן חכמה שאינה מוגבלת בשטח אחסון
Digital Transformation
ביינת אינדקס ומפתחות לצורך איחזור מידע
ניהול ארכיון דיגיטלי המבוסס על אינדקס וכשאנו מדברים על אינדקס כוונתנו היא שניתן לקטלג את תיקיות התכולה לפי שמות חברה מוצרים מידות איזורי מגורים גיל וכו' באופן כזה שעץ אחסון המידע יהווה מעין תוכן עניינים קל לניווט והתמצאות.
המשמעות השניה והחשובה יותר היא שכל מסמך אשר נסרק או הועלה לאחסון מסמכים בענן ועבר לארכיון עובר הליך של אינדוקס , תוכנו נסרק ונשמר במסד הנתונים באופן כזה שבהפעלת חיפוש טקסט חופשי ישלפו המסמכים הרלוונטיים במהירות גם בארכיונים שתכולתם טרות מרובות.
לסרטוני ווידאוDue diligence process
סרקו מסמך,תייג אותו, והקימו לו מפתח אחזור לפי שדות
Box מציעה מערכת סריקה וארכיון דיגיטלי למסמכים מהטובים בעולם. אנסה לחשוף מעט מתכונותיה:
• נגישות גיבוי וזמינות
• הגישה למסמכי הארכיון שסרקתם מאופשרת מכל מכשיר נייד טאבלט ומחשב הקיימים בשוק ומכל מקום
• ניהול הרשאות גישה לפי תפקידים.
קבל גרסת ניסיוןEnterprise content management
מערכות ארכיון דיגיטלי מאפשרות נגישות למידע באמצעות חיבור אינטרנט פשוט ודפדפן
• Box מצויידת בכלי שיתוף מהמתקדמים בעולם. ניתן לשתף קישור למסמך עם סיסמא או תאריך תפוגה ,לשלחו במייל ובדרכים רבות נוספות וכל זאת במרחק לחיצות בודדות.
• Box - הינה מערכת ארכיון דיגיטלי המאפשרת אחסון מסמכים בענן ומבטיחה 99.9% uptime.
• אבטחת נתונים היא נושא בעל עדיפות ראשונה Box בכדי להבין כמה עיינו במסמך אבטחה זה.
• כל תכולת המסמכים ב box מגובה באופן שוטף, בנוסף מנהלת box גרסאות בכל עדכון מסמך ומנהלת "פח אשפה"
לסקירה כלליתCapture Content from your Devices
סריקת מסמכים תחסוך לעסק שלכם זמן משאבים וכסף, שימוש ב Box יסייע לכם בארגון בשליפה ובגיבוי המסמכים שלכם בפתרון החדשני והמאובטח ביותר הקיים בשוק
ב box תוכלו ליצור עץ מידע בהתאם ללוגיקה העסקית המתאימה לכם.
כל מסמך המועלה לאחסון מסמכים בענן של Box עובר תהליך אינדוקס לכל תוכנו אינדוקס מתבצע לכל תוצרי אופיס ,Powerpoint Word, Excel מסמכי טקסט פשוטים PDF, Html ועוד. ניתן למצאו באמצעות מנוע החיפוש של box בזריזות.
ל Box מספר דרכים נוספות לקטלוג ואיתור מסמכים כגון הוספת הערות למסמך או תיקיה דיונים הוספת תגים ומילות מפתח . ושדות מפתח Meta Data הניתנים להגדרה פשוטה ומהירה לצורכי אחזור מידע לפי ערכי השדות.
חיפוש ביטוי בארכיון דיגיטלי הוא מהיר יותר מחיפוש סטנדרטי בשרת קבצים ומסמכים כיוון שכל מסמך המועלה אל הארכיון נשמר במסד נתונים ביטויים ושדות הנשמרים במסד הנתונים מאפשרים מציאת המסמך הרלוונטי בצורה מהירה יותר להבדיל מחיפוש בשרת הסורק את כל תכולת הדיסק פעולה האורכת זמן רב.. ובארכיונים גדולים במיוחד פעולה זו מסורבלת מאוד.
קצת עלינוEnsure confidentiality with encryption
Box - מעמידה לרשותך טכנולוגיה מתקדמת ועדכנית ומאובטחת
הפרטיות שלך היא מעל הכל
הצפנת מידע מתוחכמת
Box עושה שימוש בטכנולוגיה מתקדמת ,בתהליכים תקנים ונהלים המובילים בשוק לשם הצפנת המידע במהלך העברתו אל סביבת הענן של Box וממנה, כמו גם בעת האחסון בסביבת Box.
• הצפנת 256-bit SSL בעת ההעברה ו- 256-bit AES בעת האחסון
• רשתות הפצת תוכן עבור אופטימיזציה בהעברה וסבב הצפנה נוסף
• מפתחות ההצפנה מאוחסנים באופן מאובטח במספר מיקומים נפרדים, המשתנים ועוברים רוטציה בתדירות גבוהה
Box נוקטת בכל האמצעים על מנת להבטיח שמידע חסוי יישאר כזה. אנו נוקטים באמצעי הגנה אדמיניסטרטיביים, טכניים ופיזיים על מנת להבטיח שהארגון שלך יעמוד בתקני HIPAA
• אישורי SAS 70 Type II ו Safe Harbor
• הגדרות אבטחה ובקרת גישה ניתנות להתאמה
• אנא קרא כיצד מתמודדת box עם אבטחת המידע ברשת
• לפרטים מלאים ראה במחיצת המסמכים.
Powered By